Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

United Tennis Community ry
Y-tunnus: 3076728-8
Sähköposti: tennis@midnightsuntennis.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Kadri-Ann Öunap, Tournament Organiser
tennis@midnightsuntennis.com

3. Rekisterin nimi

Midnight Sun Tennis -tapahtumien ja viestinnän asiakas- ja yhteystietorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Turnausilmoittautumisten ja tennismatkojen varausten hallinta
• Tapahtumiin liittyvä viestintä ja tiedotteet
• Vapaaehtoistehtävien koordinointi
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kirjanpito, viranomaisilmoitukset)
• Tapahtumien turvallisuus ja järjestelyt

Käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn antama suostumus, sopimuksen täytäntöönpano (osallistuminen tapahtumaan) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhdistystoiminnan järjestäminen).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Syntymäaika ja kansallisuus (ITF-turnauksiin osallistujilta)
• ITF-pelaajatiedot, ikäluokka ja tasoitus
• Maksu- ja laskutustiedot tarvittaessa
• Erityisruokavaliot ja terveystiedot vain niiltä osin kuin osallistuja on ilmoittanut

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumislomakkeiden ja sähköpostin kautta. ITF-turnausten osalta tietoja saadaan myös Kansainvälisen Tennisliiton (ITF) järjestelmästä.

7. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:

• ITF (International Tennis Federation) — turnausilmoittautumisten käsittely
• Maksunvälittäjät — maksusuoritusten käsittely
• Viranomaiset lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Sponsoreille ja yhteistyökumppaneille vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman GDPR:n edellyttämiä suojatoimia.

8. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta:

• Tapahtumailmoittautumiset: enintään 5 vuotta tapahtuman jälkeen
• Kirjanpitoon liittyvät tiedot: kirjanpitolain edellyttämä 6 vuotta
• Markkinointiluvat: kunnes lupa peruutetaan

9. Tietoturva

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköiset tiedot säilytetään salatuissa järjestelmissä, joihin pääsy on rajoitettu vain valtuutetuille henkilöille.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
• Vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• Vaatia tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)
• Vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä
• Siirtää tiedot toiseen järjestelmään
• Peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

11. Evästeet

Sivustolla käytetään välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi sekä tilastointievästeitä kävijämäärien seuraamiseen. Et tarvitse erillistä suostumusta välttämättömille evästeille. Voit hallita evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista.

12. Muutokset selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista tiedotamme sivustollamme.